Berbagi Ilmu dan Pengalaman: PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

DEFINISI

PERUBAHAN ORGANISASI

Menurut Neni Nurmayanti Hasanah
Perubahan adalah sesuatu yang unik atau berbeda dan tidak bisa disamakan walaupun memiliki beberapa persamaan dalam prosesnya. Jadi dapat disimpulkan bahwa Perubahan Organisasi adalah suatu variasi dari cara-cara yang telah mapan, yang selama ini berlangsung dalam organisasi dan dipergunakan serta ditaati oleh anggota organisasi dalam melakukan aktivitasnya dan berbeda dari apa yang selama ini ada dan telah berlaku dalam organisasi.

Adapun 2 faktor penyebab Perubahan Organisasi, yaitu:

INTERNAL

yaitu faktor yang ada di dalam organisasi dimana faktor tersebut dapat mempengaruhi organisasi.

Contoh Perubahan Faktor Internal meliputi:

Perubahan tujuan
Perubahan struktur organisasi
Perubahan cara operasional/aktivitas organisasi
Perubahan sikap dan prilaku para anggota organisasi
Perluasan wilayah operasi tujuan

Perubahan internal dibagi menjadi 2 antara lain:

Perubahan Internal yang Direncanakan (planned internal change)

Misal: sebuah perusahaan melakukan akuisisi perusahaan lain

Perubahan Internal Tidak Direncanakan (Unplanned internal change)

Misal: perubahan karakteristik demografis (jenis kelamin, pendidikan, usia) tenaga kerja pada suatu perusahaan.

EKSTERNAL

Yaitu penyebab perubahan yang berasal dari luar organisasi yang dapat mempengaruhi organisasi

Contoh Perubahan Faktor Eksternal meliputi:

Perubahan sistem ekonomi, Teknologi baru
Politik
Hukum
Kebudayaan
Sumber daya alam
Demografi
Sosiologi

Perubahan eksternal dibagi menjadi 2 antara lain:

Perubahan Eksternal yang Direncanakan (planned external change)

Misal: pengenalan teknologi baru

Perubahan Eksternal Tidak Direncanakan (Unplanned external change)

Misal: perubahan kebijakan moneter sbg respon perubahan politik & ekonomi tiba-tiba

Tingkat Perubahan Organisasi:

Perubahan pada tingkat kelompok:

Kelompok sebagai media/wahana perubahan
Kelompok sebagai sasaran perubahan
Kelompok sebagai agen perubahan

Perubahan pada sikap individu dalam organisasi, meliputi: Aspek pengetahuan, Sikap/perilaku, Ketidakpuasan (aksi mogok)

Perubahan tingkat organisasi:

Perubahan peran dalam aktivitas formal organisasi
Perubahan pada tingkat organisasi berbeda dan cenderung rumit dibandingkan dengan perubahan di tingkat individu dan kelompok.

PENGEMBANGAN ORGANISASI

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Perkembangan adalah adalah proses atau tahapan pertumbuhan ke arah yang lebih maju. Jadi dapat disimpulkan bahwa Pengembangan Organisasi atau dikenal dengan Organization Development (OD) adalah proses terencana untuk mengembangkan kemampuan organisasi serta meningkatkan efektivitas keorganisasian dalam kondisi dan tuntutan lingkungan yang selalu berubah, sehingga dapat mencapai kinerja yang optimal dengan mengintegrasikan keinginan individu akan pertumbuhan dan perkembangan dengan tujuan keorganisasian.

Proses Pengembangan Organisasi:

Pengenalan masalah
Diagnosis Organisasional
Pengembangan strategi perubahan
Intervensi Pengukuran dan Evaluasi

Adapun Tujuan Pengembangan Organisasi:

Menciptakan keharmonisan hubungan kejra antara pimpinan dengan staf anggota organisasi.
Menciptakan kemampuan memecahkan persoalan organisasi secara lebih terbuka.
Menciptakan keterbukaan dalam berkomunikasi.
Merupakan semangat kerja para anggota organisasi dan kemampuan mengendalikan diri

PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

Dari penjelasan diatas dapat digabungkan menjadi satu kesimpulan bahwa Perubahan dan Pengembangan Organisasi adalah suatu proses membesar atau meluasnya sebuah organisasi yang mengacu kepada hal yang berkaitan dengan aktivitas pelaksanaan tugas di dalam suatu organisasi, sehingga menuju kepada suatu keadaan di dalam perusahaan tersebut yang dianggap lebih baik seiring dengan berjalannya waktu atau dengan kata lain perubahan yang terencana (planned change) dalam bentuk pembaruan organisasi dan modernisasi serta mempunyai pengaruh yang sangat dominan dalam masyarakat kini.

Perubahan dan Pengembangan Organisasi dapat ke arah positif maupun kearah negatif. Perubahan dan Pengembangan Organisasi ke arah positif memberikan kekuatan bagi organisasi untuk dapat beradaptasi dengan lingkungan dan Perubahan dan Pengembangan Organisasi kearah negative akan mengakibatkan kemunduran dan bahkan kematian.

LANGKAH-LANGKAH PERUBAHAN ORGANISASI

Langkah tersebut terdiri dari:

A. Mengadakan Pengkajian

Dengan kita mengkaji ulang suatu sistem, kita dapat mengetahui apakah suatu organisasi tersbut dapat berjalan dengan baik atau tidak dengan memakai sistem yang lama. Jika tidak ada perubahan dalam organisasi tersebut kita dapat membuat suatu sistem yang lebih baik lagi.

B. Mengadakan Identifikasi

Yang perlu diidentifikasi adalah dampak perubahan perubahan yang terjadi dalam organisasi. Setiap faktor yang menyebabkan terjadinya perubahan organisasi harus diteliti secara cermat sehingga jelas permasalahannya dan dapat dipecahkan dengan tepat.

C. Menetapkan Perubahan

Sebelum langkah-langkah perubahan diambil, pimpinan organisasi harus yakin terlebih dahulu bahwa perubahan memang harus dilakukan, baik dalam rangka meningkatkan kemampuan organisasi maupun dalam rangka mempertahankan eksistensi serta pengembangan dan pertumbuhan organisasi selanjutnya.

D. Menentukan Strategi

Apabila pimpinan organisasi yakin bahwa perubahan benar-benar harus dilakukan maka pemimpin organisasi harus segera menyusun strategi untuk mewujudkannya.

E. Melakukan Evaluasi

Untuk mengetahui apakah hasil dari perubahan itu bersifat positif atau negatif, perlu dilakukan penilaian. Apabila hasil perubahan sesuai dengan harapan berarti berpengaruh postif terhadap organisasi, dan apabila sebaliknya berarti negatif.

F. Mengadakan Perubahan Struktur Organisasi.

Semua perubahan dilakukan termasuk pada Struktur Organisasinya, karena jika adanya perubahan dalam organisasi maka suatu susunan komponen-komponen atau unit-unit kerja dalam sebuah organisasi akan ikut dirubah. Hal ini menunjukan bahwa adanya pembagian kerja baru dan bagaimana fungsi atau kegiatan-kegiatan berbeda yang dikoordinasikan.

G. Mengubah Sikap dan Perilaku Pegawai.

Dalam sebuah perubahan bukan hanya merubah sebuah organisasinya saja, melainkan merubah hal terkecil tetapi terpenting dalam sebuah organisasi yaitu merubah sikap dan perilaku pegawai. Apabila sikap dan perilaku pegawai semakin baik maka dapat dikatakan bahwa Perubahan dan Pengembangan Organisasi tersebut kearah positif.

H. Mengubah Tata Aliran Kerja.

Aliran kerja yang sebelum adanya perubahan akan berbeda dengan Aliran kerja sesudah adana perubahan, untuk meningkatkan segala sesuatu yang lebih baik untuk sebuah organisasi.

I. Mengubah Peralatan Kerja.

Perubahan yang mendasar termasuk pada peralatan kerja yang digunakan karena semua bentuk, fungsi dan pembagian kerjanya pun berbeda maka dibutuhkan peralatan yang lebih memadai dan lebih efektif dalam mempercepat organisasi

J. Mengubah Prosedur Kerja.

Dalam perubahan tentunya tahapan dalam tata kerja tentang bagaimana mengelola sebuah pekerjaan tentang apa, untuk apa, dan bagaiman pekerjaan harus diselesaikan juga mengalami perubahan dari yang sebelumnya.

K. Mengadakan Perubahan Dalam Hubungan Kerja Antar-personal.

Tentunya untuk mengarahkan sebuah organisasi yang lebih baik, maka perlu diadakan perubahan dalam hubungan kerja antar personal yang lebih baik.

PERENCANAAN STRATEGI PENGEMBANGAN ORGANISASI

Perencanaan strategis adalah suatu rencana jangka panjang yang bersifat menyeluruh, memberikan rumusan ke mana suatu organisasi akan diarahkan, dan bagaimana sumberdaya dialokasikan untuk mencapai tujuan selama jangka waktu tertentu dalam berbagai kemungkinan keadaan lingkungan.

Hasilnya berupa dokumen yang dinamakan strategic plan yang berisi informasi tentang program-program beberapa tahun yang akan datang.

Ada 2 alasan yang menunjukkan pentingnya Perencanaan Strategis :

Memberikan kerangka dasar dalam mana semua bentuk-bentuk perencanaan lainnya yang harus di ambil
Akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencaaan lainnya.

TAHAPAN DALAM PERENCANAAN SRATEGI PENGEMBANGAN ORGANISASI

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini:

TAHAP 1

Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya sumber dayanya secara tidak efektif.

TAHAP 2

Merumuskan keadaan saat ini

Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik yang didapat melalui komunikasi dalam organisasi.

TAHAP 3

Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan

Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.

TAHAP 4

Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan

Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

IMPLIKASI MANAJERIAL

Perubahan organisasional adalah tindakan beralihnya suatu organisasi dari kondisi yang berlaku kini, ke kondisi masa yang akan dating yang diinginkan guna meningatkan efesiensinya.Pengembangan Organisasi adalah suatu pendekatan sistematik, terpadu dan terencana untuk meningkatkan efektivitas organisasi serta memecahkan masalah-masalah (seperti kutrangnya kerja sama/koperasi, desentralisasi yang berlebihan dan kurang cepatnya komunikasi dan sebagainya) yang merintangi efisiensi pengoperasian pada semua tingkatan.

Kekuatan-kekuatan Internal dalam perubahan organisasi, Perubahan kebijakan lingkungan, Perubahan tujuan, Perluasan wilayah operasi tujuan, Volume kegiatan bertambah banyak, Sikap dan perilaku dari para anggota organisasi. Kekuatan-kekuatan eksternal yaitu Politik, Hukum, Kebudayaan, Teknologi, Sumberdaya alam, Demografi, Sosiologi. Kekuatan-kekuatan Eksternal yaitu Kompetisi yang semakin tajam dalam organisasi, Perkembagan IPTEK, Perubahan lingkungan, baik lingkungan fisik maupun sosial yang membuat organisasi berfikir, bagaimana mendaptkan sumber diluar organisasi untuk masa depan organisasi.Kekuatan-kekuatan Internal yaitu Struktur, Sistem dan prosedur, Perlengkapan dan fasilitas, Proses dan saran apabila tidak cocok akan membuat organisasi melalui perbaikan. Perubahan organisasi dilakukan untuk mencocokan dengan kebutuhan yang ada.

Organisasi sebagai suatu bentuk kehidupan dalam masyarakat juga mengalami perubahan, karena organisasi juga harus selalu menyesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi. Organisasi mengalami perubahan karena organisasi selalu menghadapi berbagai macam tantangan. Pada dasarnya pengembangan organisasi merupakan usaha yang dilakukan secara berencana, terus menerus meliputi organisasi secara keseluruhan untuk meningkatkan evektifitas dan kesehatan organisasi dengan menerapkan azas-azas dan praktek yang dikenal dalam kegiatan organisasi. Adapun langkah-langkah dalam perubahan organisasi diantaranya: