3.3 DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI

Untuk memenuhi tugas Teori Organisasi Umum 2 mengenai rangkuman dari DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI yang berisi dari:

• Dimensi Strujtur Organisasi
• Departemensalisasi  
• Model-Model Desain Organisasi 
  

PENGERTIAN DESAN DAN STRUKTUR ORGANISASI

DESAIN ORGANISASI

Desain organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi juga memberikan kerangka yang menghubungkan wewenang.

STRUKTUR ORGANISASI

Struktur adalah cara sesuatu disusun atau dibangun organisasi yang merupakan suatu wadah berkumpulnya minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan. 

Sedangkan Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan atau bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.

Pada organisasi formal struktur direncanakan untuk menetapkan pola hubungan antara berbagai komponen, sehingga dapat mencapai sasaran secara efektif. Sedangkan pada organisasi informal, struktur organisasi adalah aspek sistem yang tidak direncanakan dan timbul secara spontan akibat interaksi peserta.

Jadi dapat disimpulkan bahwa struktur tidak sama dengan desain organisasi. Desain organisasi merupakan proses perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi sedangkan struktur merupakan hasil dari proses desain yang merupakan suatu kegiatan yang bersifat kontinu dan dirancang oleh manajer.

ELEMEN STRUKTUR ORGANISASI

Ada 6 elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika hendak mendesain struktur, antara lain:

• Spesialisasi pekerjaan 

Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.

• Departementalisasi

Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.

• Rantai komando

Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.

• Rentang kendali

Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.

• Sentralisasi dan Desentralisasi.

Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.

• Formalisasi. 

Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.

A.  DIMENSI STRUKTUR ORGANSASI

1. KOMPLEKSITAS 

Mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.

3 Bentuk Diferensiasi :

1. Diferensiasi Horisontal

Merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang mereka laksanakan dan tingkat pendidikan dan pelatihannya. Semakin banyak jenis pekerjaan yang ada dalam organisasi yang membutuhkan pengetahuan dan keterampilan yang istimewa, semakin kompleks pula organisasi tersebut.

2. Diferensiasi Vertikal

merujuk pada kedalaman struktur. Makin banyak tingkatan yang terdapat diantara top management dan tingkat hirarki yang paling rendah, makin besar pula terjadinya distorsi dalam komunikasi dan makin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta makin sukar bagi top manajer untuk mengawasi kegiatan bawahannya.

3. Diferensiasi Spasial

merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi kantor, pabrik dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis. Diferensiasi dapat dilihat sebagai perluasan dari dimensi horizontal dan vertical, artinya adalah mungkin untuk memisahkan tugas dan pusat kekuasaan secara geografis. Pemisahan ini mencakup penyebaran jumlah dan jarak.

2. FORMALISASI

Formalisasi mengacu derajat dimana segala harapan mengenai cara dan tujuan pekerjaan dirumuskan, ditulis dan diberlakukan. Suatu organisasi yang sangat formal, akan memuat prosedur dan aturan yang ketat dalam setiap kegiatan / pekerjaan di dalam organisasi. Dengan demikian, semakin formal suatu organisasi, maka semakin ketat pula aturan dan prosedur kerja atau dengan kata lain formalisasi merupakan hasil dari spesialisasi kerja yang tinggi, pendelegasian kewenangan yang tinggi, pembagian departemen berdasarkan fungsi, dan luasnya rentang kendali.

3. SENTRALISASI

Sentralisasi merupakan dimensi struktur organisasi yang mengacu pada derajat dimana kewenangan untuk mengambil keputusan dikuasai oleh manajemen puncak. Hubungan sentralisasi dengan empat desain keputusan adalah sebagai berikut: Semakin tinggi spesialisasi kerja, semakin besar sentralisasi, Semakin sedikit kewenangan yang didelegasikan, semakin besar sentralisasi, Semakin besar penggunaan departemen berdasarkan fungsi, semakin besar sentralisasi, Semakin luas rentang kendali, semakin besar sentralisasi.

SENTRALISASI VS DESENTRALISASI

Keuntungan sentralisasi :

• Keputusan komprehensif yang akan diambil. 

• Penghematan dan lebih efektif

Hambatan sentralisasi :

• Hanya memperhatikan struktur formal. 

• Memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan. 

• Konsentrasi pada seseorang, unit atau tingkat. 

• Kontrol dari top manajemen, tetapi keputusan tetap terletak pada anggota tingkat rendah.

Keuntungan desentralisasi :           

• Setiap manajer mempunyai keterbatasan terhadap jumlah informasi 

• Dapat menanggapi perubahan dengan cepat. 

• Memberi masukan lebih rinci bagi pengambil keputusan. 

• Memotivasi pegawai untuk memberi kesempatan dalam pengambilan keputusan. 

• Memberi peluang pelatihan bagi manajer tingkat rendah. 

Hambatan Desentralisasi :

• Keputusan menguntungkan golongan sepihak atau okmum-oknum tertentu 

• Keputusan terletak pada puncak sebuah organisasi 

4. KERUMITAN

Kerumitan (complexity) adalah suatu struktur organisasi yang mengacu pada jumlah pekerjaan atau unit yang berbeda dalam organisasi.

BENTUK DESAIN ORGANISASI

Bentuk dari desain organisasi ini ditentukan oleh tingkat formalisasi yang dilakukan, tingkat sentralisasi dalan organisasi, kualifikasi karyawan, span of control yang ada serta komunikasi dan koordinasi yang ada dalam organisasi (Robbins,2003:136). Bentuk desain organisasi terdiri dari:
a. ORGANIC

Pada organisasi yang berbentuk organic, maka dalam organisasi ini terdapat tingkat formalisasi yang rendah, terdapat tingkat sentralisasi yang rendah, serta diperlukan training dan pengalaman untuk melakukan tugas pekerjaan. Selain itu terdapat span of control yang sempit serta adanya komunikasi horisontal dalam organisasi.

b. MOSTLY ORGANIC

Pada organisasi yang berbentuk mostly organic, formalisasi dan sentralisasi yang diterap
kan berada di tingkat moderat. Selain itu diperlukan pengalaman kerja yang banyak
dalam organisasi ini. Terdapat span of control yang bersifat antara moderat sampai lebar serta lebih banyak komunikasi horisontal yang bersifat verbal dalam organisasi tersebut.

c. MECHANISTIC

Pada organisasi yang berbentuk mechanistic, terdapat ciri-ciri yaitu: adanya tingkat formalisasi yang tinggi, tingkat sentralisasi yang tinggi, training atau pengalaman kerja yang sedikit atau tidak terlalu penting, ada span of control yang lebar serta adanya komunikasi yang bersifat vertikal dan tertulis.

d. MOSTLY MECHANISTIC

Pada jenis organisasi ini, terdapat ciri-ciri yaitu: adanya formalisasi dan sentralisasi pada tingkat moderat, adanya training-training yang bersifat formal atau wajib, span of control yang bersifat moderat serta terjadi komunikasi tertulis maupun verbal dalam organisasi tersebut.

B. DEPARTEMENTALISASI

Departementalisasi adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan yang dikelompokkan. Beberapa bentuk departementalisasi sebagai berikut:

• Fungsi Produk atau jasa

• Wilayah Langganan 

• Proses atau peralatan 

• Waktu Pelayanan 

• Alpa-numeral 

• Proyek atau matriks

C. MODEL-MODEL DESAIN ORGANISASI

Model desain organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

Pada penerapannya, model desain orgranisasi terdiri dari 2 model, yaitu Desain organisasi Mekanistik dan Desain organisasi orgranik.

  

1. Model Desain Organisasi Mekanistik.

• Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.

• Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa, aman, dan ekonomik melalui perasaan takut dan sanksi.

• Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan cenderung terganggu tidak akurat.

• Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan metode departemental.

• Proses pengambilan keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif.

• Proses penyusun tujuan dilakukan di tingat puncak original, tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok.

• Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan.

Menurut Henry Fayol mengajukan sejumlah prinsip yang berkaitan dengan fungsi pimpinan untuk mengorganisasi dan 4 diantaranya berhubungan dengan pemahaman model mekanistik yaitu:

• Prinsip spesialisasi

• Prinsip Kesatuan Arah

• Prinsip Wewenang dan Tanggung Jawab

• Prinsip Rantai Skalar

CONTOH STRUKTUR MEKANIK

 

2. Model Desain Organisasi Orgranik.

• Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan.

• Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode Partisipasi.

• Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan kesamping.

• Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode partemental.

• Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses kelompok.

• Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan realistis.

• Proses kendali menyebar ke seluruh orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian diri. 

CONTOH  STRUKTUR ORGANIK

Tabel Perbedaan Model Mekanistik dan Organik

No	Struktur Model Mekanistik	Struktur Model Organik
1.	Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan. Bawahan merasa tidak bebas mendiskusikan masalah dengan atasan	Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakina dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan. Bawahan merasa bebas mendiskusikan masalah dengan atasan.
2.	Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa aman, dan ekonomik  melalui perasaan takut dan sanksi.	Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode partisipasi.
3.	Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah cenderung terganggu, tidak akurat, dan dipandang dengan rasa curiga.	Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secra bebas keseluruh organisasi yaitu ke atas, kebawah dan kesamping.
4.	Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas	Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif.
5.	Proses pengambilan keputusan hanya terjadi di tingkat puncak	Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatanmelalui proses kelompok.
6.	Proses penyusunan tujuan dilakukan di tingkat puncak organisasi tanpa mendorong adanya partisipasi.	Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi
7.	Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan atas kekeliruan  yang terjadi.	Proses kendali menyebar ke seluruh  organisasi dan menekankan pemecahan masalah dan pengendalian diri sendiri.

3. Model Piramid

Model ini di buat persis sebuah piramida.

4. Model Horizontal

Model ini dibuat dengan manarik garis lurus secara horizontal dengan pembagian funsional masing-masing bersama tugasnya masi-masing

IMPLIKASI MANAJERIAL DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI

Dapat menghasilkan struktur atau susunan yang berkualitas didalam suatu organisasi, karena ada teori yang mengatakan posisi adalah kualitas maka setiap orang yang menempati posisi yang ia kuasai dalam suatu organisasi akan menghasilkan kontribusi besar dalam suatu organisasi tersebut. itulah alasan mengapa diperlukan implikasi manajerial desain dan struktur organisasi.

DESAIN

  

DESAIN ORGANISASI YANG UMUM

1. Struktur Sederhana (simple structure)

Struktur sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi. Struktur sederhana paling banyak digunakan oleh usaha-usaha kecil di mana manajer dan pemilik adalah sama.

Kelebihan:

• Cepat, fleksibel, tidak mahal untuk dikelola, dan akuntabilitasnya jelas.

Kelemahannya:

• Tidak bisa diterapkan pada organisasi yang besar.

• Pengambilan keputusan akan berjalan lambat karena tergantung kepada satu orang yaitu pemilik sekaligus pimpinan organisasi.

CONTOH STRUKTUR ORGANISASI SEDERHANA 

2. Struktur Birokrasi

Struktur birokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas birokrasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali sempit, dan pengambilan keputusan mengikuti rantai komando.

Kelebihan:

• Kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara efisien.

• Menyatukan beberapa kekhususan dalam departemen-departemen fungsional

• Menghasilkan skala ekonomi, duplikasi yang minim dan perlatan

• Karyawan memiliki kesempatan untuk berbicara “dengan bahasa yang sama” di antara rekan-rekan sejawat mereka.

Kelemahan:

• Berlebihan dalam mengikuti aturan

• Tidak ada ruang untuk modifikasi

• Kurang inovatif

• Birokrasi hanya efisien terhadap permasalahan yang sebelumnya sudah diatur dengan jelas cara penyelesaiannya. 

CONTOH STRUKTUR BIROKRASI

3. Struktur Matrik

Struktur matrik adalah sebuah struktur uang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Struktur ini dapat ditemukan pada agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, labolatorium penelitian, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, dll.

Kelebihan:

• Dapat meminimalkan jumlah yang diperlukan dalam proses pengumpulan dan pembagian sumber-sumber daya khusus untuk seluruh produksi.

Kelemahannya:

• Sulit mengkoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka selesai tepat waktu dan tepat anggaran.

• Menyebabkan kebingungan yang dapat meningkatkan stres karena ada ambiguitas peran sekaligus dapat menciptakan konflik.

CONTOH STRUKTUR MATRIKS

MACAM-MACAM DESAIN ORGANISASI :

Desain Organisasi Tradisional

• Struktur yang simpel: departemensialisasi rendah

• Struktur yang fungsional: pembagian departemen berdasarkan fungsi

• Struktur yang divisional: terdiri dari beberapa divisi dengan terbatasnya otonomi dibawah koordinasi dan kontrol dari bagian atas perusahaan

Desain Organisasi Kontemporer

• Tim Terstruktur: terdiri dari beberapa grup kerja dengan memberi wewenang kepada karyawan untuk memanajemen diri sendiri

• Matriks dan Struktur Proyek: Para spesialis ditugaskan untuk mengerjakan proyek yang dipimpin oleh seorang project managers (Matrix and Project Participants) mempunyai dua managers dan karyawan terus berkerja pada proyek, dan akan pindah setelah proyeknya selesai

• Organisasi tanpa batas-batas organisasi yang jelas: desain organisasi yang fleksibel dan tidak terstruktur yang cenderung untuk tidak terdapat penghalang antara organisasi dengan para pelanggan dan supplier

• Menghapus penghalang (horizontal)

• Menghapuskan batas-batas external, mendekat ke stakeholder

FAKTOR PENYEBAB PERBEDAAN STRUKTUR ORGANISASI

• Strategi. Struktur organisasi adalah salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai sasarannya. Karena sasaran diturunkan dari strategi organisasi maka logis kalau strategi dan struktur harus terkait erat. Lebih tepatnya, struktur harus mengikuti strategi

• Ukuran. Ukuran adalah besarnya suatu organisasi yang terlihat dari jumlah orang dalam organisasi tersebut.

• Teknologi Organisasi. Teknologi organisasi adalah dasar dari subsistem produksi, termasuk teknik dan cara yang digunakan untuk mengubah input organisasi menjadi output.

• Lingkungan. Lingkungan mencakup seluruh elemen di luar lingkup organisasi. Elemen kunci mencakup industri, pemerintah, pelanggan, pemasok dan komunitas finansial. 

KERANGKA DARI STRATEGI

• Inovasi : mengejar keuntungan kompetitif dengan inovasi yang berarti dan khas

• Meminimalisir Pengeluaran : Fokus dengan mengontrol ketat pengeluaran yang membutuhkan struktur mekanik pada organisasi

• Imitasi : meminimalkan resiko dan memaksimalkan keuntungan dengan meniru penguasa pasar yang membutuhkan organik dan mekanik elemen pada organisasi

BACA JUGA MATERI SEBELUMYA:
KEPEMIMPINAN
KARAKTERISTIK KELOMPOK

Sumber:

https://teorionline.wordpress.com/2010/02/07/teori-struktur-organisasi/#more-182\

http://kutamz-desain.blogspot.co.id/2015/06/struktur-dan-desain-organisasi.html

https://martininobel.wordpress.com/perilaku-organisasi/struktur-dan-desain-organisasi/

https://ardiiblog.wordpress.com/2013/04/18/desain-organisasi/

http://nikotrileksono.tumblr.com/post/47681780368/desain-dan-struktur-organisasi

https://duniatugasasri.wordpress.com/2013/06/11/dimensi-struktur-organisasi/

http://raitosun.blogspot.co.id/2012/03/model-desain-organisasi.html

http://organisasi-manajemen.blogspot.co.id/2010/05/desain-struktur-organisasi.html

http://abdilahkhusu25.blogspot.co.id/2013/05/desain-dan-struktur-organisasi.html

http://thequeenparadise.blogspot.co.id/2015/05/struktur-organisasi-desain-organisasi.html